In het tweede deel van dit artikel vind je wederom een aantal best practices voor employee referral programma’s.  Deel 1 nog niet gelezen? Je vindt het hier.  

1. Personaliseer je wervingsoproep

Zorg ervoor dat je, bij het oproepen van je werknemers, je werknemers motiveert om mee te doen door in je oproep duidelijk aan te geven wat het belang is van het referral programma. Geef duidelijk aan waarom  je het doet en waar je naar opzoek bent. Een standaard wervingsoproep zal je medewerkers waarschijnlijk niet of nauwelijks motiveren om mee te helpen. 

2. Laat periodiek aan je werknemers weten wat er gebeurt in het wervingsproces

Houd je medewerkers op de hoogte van vorderingen omtrent de vacatures die je hebt uitgezet. Als je hen bijvoorbeeld laat weten dat er ook daadwerkelijk serieuze kandidaten zijn voor de vacatures die zij hebben verspreid, zullen zij meer geneigd zijn ermee door te gaan en in het vervolg opnieuw deel te nemen.

3. Laat werknemers meerdere platformen inzetten

Geef je werknemers de ruimte om verschillende kanalen in te zetten. Denk hierbij aan social media kanalen, maar bijvoorbeeld ook aan e-mail of hun eigen website. Iedereen heeft zijn eigen voorkeur.

4. Bied je werknemers de mogelijkheid om te zien wat er met hun wervingsacties gebeurt

Zorg dat je werknemers tijdens hun wervingsacties kunnen zien hoe ze het doen. Hoeveel mensen hebben de vacaturepagina bezocht dankzij hun wervingsactie, welk platform werkt voor hen het beste, etc. Door werknemers dit inzicht te geven, geef je ze ook de mogelijkheid om hun energie te focussen op de manier die het beste werkt.

5. Moedig interne competitie aan

Door een competitief element toe te voegen aan het referral programma, geef je je werknemers nog een reden om mee te helpen. Het maakt het leuker om mee te werven, want iedereen houdt van winnen. Werknemers die het goed doen in de competitie, zijn een voorbeeld voor iedereen. Zij zijn ambassadeurs voor je organisatie, zowel intern, waar ze collega’s motiveren, maar ook extern. 

6. Houd het referral programma in de gaten en pas waar nodig aan

Meet van tijd tot tijd de effectiviteit van je referral programma. Komen er ook daadwerkelijk wel kandidaten binnen uit en via het netwerk van je werknemers? Doen je werknemers wel mee? Zien ze het nut ervan? Motiveer je ze goed genoeg? Geef antwoord op deze vragen en pas je programma aan voor verbetering. Trial and error, totdat je de manier hebt gevonden die voor jouw organisatie het meest effectief is.

7. Voorkom het verspreiden van teveel vacatures tegelijkertijd

Zorg ervoor dat je niet teveel vacatures tegelijkertijd laat verspreiden. Hiermee voorkom je dat je vacatureberichten op bijvoorbeeld social media als spam worden gezien. Plan daarom goed wanneer je welke vacature uitzet. Ook kun je vacatures groeperen, op één vacaturepagina, zo hoeven je werknemers maar naar één website te verwijzen in hun communicatie. 

8. Geef kandidaten die via via binnenkomen voorrang

Kandidaten die via binnenkomen hebben in de meeste gevallen een betere match met je organisatie dan kandidaten die niet via via binnenkomen. Daarom is het zaak om, als het CV van de kandidaat goed is, hem of haar zeker op gesprek te vragen. Hiermee geef je ook vertrouwen aan je werknemers.

9. Leg de verantwoordelijkheid voor de relevantie van de kandidaten niet bij je werknemers

Houd er rekening mee dat je werknemers niet verantwoordelijk zijn voor de relevantie van de kandidaten. Het is aan HR om te beoordelen of de kandidaten de die werknemers aanbrengen ook daadwerkelijk geschikt zijn. Veel mensen vinden mee helpen met werven eng omdat ze bang zijn dat ze het niet goed doen. Neem hun onzekerheid weg en reken je werknemers dus ook niet af op een mismatch.

Ik hoop hiermee 17 punten te hebben benoemd die een goede basis kunnen vormen voor een employee referral programma.  Nogmaals, iedere organisatie moet hier zijn eigen weg in vinden, maar over het algemeen zijn dit punten die binnen elk employee referral beleid kunnen worden toegepast. Hopelijk bieden deze punten een handvat in de zoektocht naar nieuw talent.